Una cosa que debe saber bien al hacer un plan de negocios es qué son los costos fijos y los costos variables.
No existe una definición unívoca de coste fijo y coste variable, sino que depende del tipo de actividad, la organización de la empresa y el sistema de detección de costes en sí.
El mismo gasto puede ser un costo fijo en una situación y un costo variable en otra situación.
Para dar un ejemplo simple y llamativo: los productos de limpieza de cocina son costos fijos para un restaurante, pero los mismos productos son costos variables para el supermercado que los vende.
El combustible es un costo variable para la empresa de transporte, pero se considerará un costo fijo para el abogado que usa el automóvil para acudir a los tribunales o para los clientes.
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La diferencia entre costos fijos y costos variables
Ya por los ejemplos que hemos hecho, queda claro cuál es la diferencia entre costos fijos y costos variables, que la definición no es absoluta sino relativa dependiendo de varios factores.
La definición de costos variables
Los costos variables son aquellos que dependen directamente de los volúmenes de producción o compra, es decir, a medida que aumenta el número de bienes producidos, los costos también aumentan proporcionalmente con una conexión directa entre las dos cantidades.
Tomemos un par de ejemplos para aclarar más allá de toda duda esta definición: si la heladería produce 20 kg de helado utilizará 19 litros de leche, si produce 40 kg utilizará 38 litros de leche.
Bueno, este es sin duda un costo variable que aumenta a medida que aumenta la producción de helados.
A la hora de construir el plan de negocio de la heladería ya sabremos dónde ir para insertar los costes de las materias primas como leche, mantequilla, fruta, chocolate, etc.
Veamos un segundo ejemplo: la electricidad para el alquiler de una bicicleta eléctrica es un costo variable. Para la mayoría de las demás actividades sería un coste fijo, pero como en cada alquiler tendremos que recargar la batería de la bici, si disponemos de un sistema de medición adecuado, podemos considerarlo un coste variable.
También porque si se para la actividad tendremos un consumo energético muy bajo mientras que si la actividad se desarrolla a toda velocidad tendremos que recargar decenas de pilas cada día y la factura será diez o veinte veces mayor.
En este caso el costo varía según los volúmenes de producción de los servicios y en el presupuesto de nuestra empresa gestionaremos los costos de energía entre los costos variables y veremos que este gasto varía según la tendencia estacional de la actividad.
Definición de costos fijos
Como dice la propia palabra, los costos fijos son aquellos que no varían y, agregaría, a la variación de la producción o incluso a los volúmenes de ventas.
Pero no siempre es fácil distinguir con certeza un costo fijo.
Un ejemplo típico de costo fijo es el de los empleados. Ya sea que el negocio vaya para bien o para mal, los empleados siempre deben recibir un pago y, ya sea que venda poco o mucho, la organización siempre es la misma.
En realidad, la primera objeción es que, si tiene muchos pedidos y, por lo tanto, tiene que producir más, deberás contratar más personal y, por lo tanto, el gasto para los empleados debe considerarse variable. ¡Error!, como dije claramente al principio del artículo, debe haber una conexión directa o proporcional entre las cantidades producidas o vendidas y el gasto relacionado.
Es cierto que si la empresa crece contratará más personal pero nunca habrá una conexión directa entre el personal contratado y la cantidad de piezas o servicios producidos.
Si esta conexión existiera entonces sí que podrás considerar el costo como variable.
Si, por ejemplo, construyo veleros, por cada pedido tendrá que contratar a cinco personas que se dedicarán exclusivamente a ese único proyecto y podré considerar como variable el costo de sus salarios.
El salario del empleado y el de la secretaria seguirá siendo un costo fijo.
¿Otros ejemplos de costes fijos?. Por ejemplo, el contable que, independientemente de la facturación, seguirá costando la cantidad establecida a principios de año o la del mantenimiento de la maquinaria que seguramente crecerá con su mayor uso pero no de forma directamente proporcional.
Ejemplos de costos fijos para diversas actividades
Como se mencionó anteriormente, la naturaleza de un costo puede variar según el tipo de actividad, pero también la forma en que se organiza o los métodos para registrar los diversos gastos.
Puede suceder que un costo sea variable en sí mismo, pero si es imposible realizar una encuesta cuantitativa entonces necesariamente tendremos que considerarlo como un costo fijo.
Algunos ejemplos de costos que a menudo consideramos fijos, incluso si no lo fueran, podrían ser los gastos de electricidad o de personal.
Si no hemos implementado un sistema de detección del tiempo de trabajo, incluso si el personal se dedicará de manera significativamente diferente a la producción de un bien o un servicio en lugar de otro, nos veremos obligados a considerarlo un costo fijo y no lo haremos. Ser capaz de repartirlo sobre los costes de producción de los distintos artículos.
Pero volvamos a los costos fijos tratando de dar algunos ejemplos típicos de las diversas actividades.
Ejemplo de costos fijos para un centro estético
Un ejemplo de costo fijo para el centro de estética es el de calefacción que de ninguna manera se puede dividir entre los distintos servicios prestados.
Un costo fijo que podría volverse al menos parcialmente variable es el de la electricidad si hay lámparas de bronceado.
Al crear el plan de negocio del centro de estética, se podrá distinguir entre la corriente consumida para la iluminación y el funcionamiento de los PC y otros aparatos de la utilizada para el funcionamiento de las lámparas solares, que afectarán directa y proporcionalmente al consumo.
Otro costo fijo importante para el centro de belleza lo da el seguro para proteger contra cualquier daño causado a los clientes, así como para los consumibles que se utilizarán en abundancia.
Costos fijos y costos variables de un restaurante
Los costes fijos de un restaurante tienen un impacto significativo en el presupuesto del negocio y es bueno analizarlos y calcularlos detenidamente para tener claro de inmediato cuántos clientes tendremos que tener para alcanzar el punto de equilibrio.
Los principales costes fijos de un restaurante están representados por:
- empleados;
- depreciación;
- alquiler y servicios públicos;
- gastos de publicidad, seguros y administración;
- Tasas de limpieza, consumibles y gastos bancarios.
Hay que prestar mucha atención a los costes fijos porque, independientemente de la tendencia del restaurante, se incurrirá en ellos y habrá que abonarlos en cualquier caso.
La diferencia entre costos variables y costos fijos es que los primeros se incurrirán en paralelo con la producción de ingresos.
Por tanto, el objetivo debe ser reducir al máximo los costes variables de producción de los distintos productos y servicios para aumentar el margen de beneficio de cada producto y alcanzar el punto de equilibrio más rápidamente.
Los costes variables de un restaurante son las materias primas para la elaboración de los distintos platos que, normalmente, están entre el 15 y el 30% del precio de venta y los costes de compra de bebidas como vino, agua y cerveza.
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Hoja excel de costos fijos y variables de un restaurante
Veamos cómo construir una hoja de Excel para costos fijos y variables.
Obviamente, serán dos tablas distintas porque el funcionamiento de los costos fijos y variables es completamente diferente.
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Hoja de Excel de costos fijos
La hoja de Excel de costos fijos consistirá en una lista de costos fijos, con detalles mensuales, divididos en las categorías de: personal, servicios, uso de activos de terceros y otros costos de gestión.
Bastará con indicar el gasto previsto para cada tipo de coste para cada mes de cada año.
Entonces será necesario construir una tabla resumen con el costo total para cada tipo de gasto y para cada año.
Hoja de Excel de costos variables
La hoja de Excel de costos variables debe ser necesariamente diferente y separada de la de costos fijos ya que su naturaleza y su cálculo son totalmente diferentes.
Como se anticipó, los costos variables van de la mano de la producción o compra de los activos objeto de la actividad. Por tanto, tendremos que elaborar una hoja de Excel en la que indicar los costes variables de producción de cada artículo, destacando los componentes individuales para poder distinguirlos por su naturaleza:
- materia prima;
- procesamiento externo;
- fuerza laboral variable;
- costos de transporte, etc.
Una vez definidos los costos de producción de una unidad de producto, para obtener el total de los costos variables, tendremos que multiplicarlos por los volúmenes de producción esperados en cada mes para todos los años examinados.
La hoja de cálculo en Excel de costos variables es ciertamente más compleja que la de costos fijos por la simple razón de que debe estar relacionada con los volúmenes de producción que, sin embargo, variarán con el tiempo.
Vemos a continuación una hoja de Excel construida para el cálculo del costo de producción de los platos de un restaurante.
HOJA EXCEL DE COSTOS VARIABLES
Una vez que hayamos obtenido los costos variables totales del producto entre el costo unitario de producción y los volúmenes de producción, podremos construir gráficos y tablas que representen la tendencia analítica o general.
Además de los costos variables totales, si multiplicamos las cantidades individuales de materias primas utilizadas por los volúmenes de producción, también podremos obtener las cantidades o el valor de cada materia prima individual utilizada mes a mes y representar la tendencia como lo hicimos. en las variables de la tabla de costos que se muestran a continuación.
HOJA EXCEL DE COSTOS DE PRODUCCION VARIABLES
Para aquellos que intentan elaborar un plan de negocio por primera vez, este artículo será fundamental para configurarlo correctamente y obtener resultados consistentes que representen fielmente el plan de negocio. Incluso para aquellos que ya tienen un poco de experiencia, ¡un repaso ciertamente no hará daño!.
